Conservazione Sostitutiva

AMS Conservazione Sostitutiva è una soluzione studiata per compiere il processo di dematerializzazione dei documenti e semplificazione burocratica.
La conservazione digitale garantisce, non solo una maggiore efficienza nei processi di conservazione e reperimento dei documenti, ma anche un notevole risparmio in termini di stoccaggio, stampa ed archiviazione, aumentando il livello di sicurezza dell’intero processo di gestione documentale.

Conservazione a norma di legge

Come previsto dall’articolo 44 del CAD (Codice dell’amministrazione Digitale), AMS Conservazione Sostitutiva è la soluzione del Nostro Gruppo che consente di gestire e conservare a norma qualunque tipo di documento o fascicolo informatico, sia in ambito amministrativo sia fiscale, garantendo i fondamentali requisiti di:

• Autenticità:
  identificando il produttore del documento
• Integrità:
  assicurando che il documento sia completo e non abbia subito modifiche non autorizzate
• Affidabilità:
  elevato livello di fiducia che il fruitore può riporre nella visualizzazione del documento
• Leggibilità
  mantenimento della fruibilità delle informazioni contenute nel documento durante l’intero ciclo di gestione
• Reperibilità ed opponibilità:
  capacità di reperire ed esibire il documento utilizzandolo come prova a valore legale anche in caso di contestazioni legali
• Massima sicurezza garantita dall’infrastuttura tecnica AMS Conservazione Sostitutiva viene erogato tramite un’apposita infrastruttura dedicata collocata presso i data center del nostro Gruppo che rispondono ad elevati standard di sicurezza che garantiscono l’affidabilità e la continuità del servizio.

AMS Conservazione Sostitutiva è l’ideale per liberi professionisti, aziende, Enti e tutti coloro che necessitano di un sistema di conservazione digitale dei propri documenti sicuro, semplice, efficace, semplice e in linea con la vigente normativa.
AMS Conservazione Sostitutiva è inoltre consigliabile a tutti coloro che desiderano sostituire il cartaceo a favore di una graduale dematerializzazione e digitalizzazione del processo di conservazione di dati e documenti, nei limiti e per i casi stabiliti dalla normativa di riferimento.

Caratteristiche e vantaggi del sistema AMS Conservazione Sostitutiva

• Valore legale

  AMS Conservazione Sostitutiva è conforme alle disposizioni normative contenute all’interno del D.P.C.M. del 03/12/2013 ed agli standard tecnici da questo richiamati garantendo i requisiti di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.

• Risparmio

  Non occorreranno più grandi spazi e forniture d’ufficio e consentirà al personale incaricato dell’archiviazione manuale di risparmiare tempo da dedicare ad attività core del business.

• Sicurezza

  In fase di conservazione, i controlli automatici di qualità, il monitoraggio delle fasi, nonché i requisiti di autenticità ed integrità dei documenti, garantiscono massima sicurezza durante il processo impedendo la perdita o alterazione non autorizzata dei dati. La conservazione invece viene gestita tramite l’infrastruttura ospitata presso i data center di AMS che rispondono ad elevati standard TIER IV.

• Dematerializzazione degli archivi

  Il passaggio dalla conservazione cartacea a quella digitale, nei limiti e per i casi stabiliti dalla normativa di riferimento, oltre ad apportare evidenti benefici in termini di riduzione dello spazio e del tempo necessario, diminuisce anche il rischio di errori dovuti alla gestione manuale dei documenti, a smarrimenti o errori di catalogazione.

• Miglioramento dei flussi documentali

  La gestione multicanale dei sistemi di versamento, la velocità di esecuzione, il monitoraggio delle varie fasi, i processi automatici che consentono l’indicizzazione univoca ed il controllo di qualità su documenti e fascicoli, permettono una gestione più accurata dei materiali garantendo massima precisione ed organizzazione nella conservazione e successiva ricerca.

• Accessibilità ai documenti

  I metadati associati ai file archiviati rappresenteranno delle chiavi di indicizzazione che faciliteranno la ricerca di documenti specifici. Sarà possibile ottenere molteplici copie digitali dei documenti, senza dimenticare il fatto che questi saranno accessibili 24 ore su 24 e 365 giorni all’anno. Basterà semplicemente disporre di una connessione alla rete.